【CRA向け】業務を効率的にするために行っていること3つ

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お疲れ様です!
明日休みかそうでないかでGW延長戦になるか変わってきますね!

コロナ前であれば延長したのですが、どこにも行けないので私は仕事します笑

さて今日のテーマは効率的に仕事をするために私が行っていることです。
CRAは同時進行の業務もあり手際良く裁かなければ残業地獄に陥るかも知れません・・

とは言っても・・・
・どうやって捌いているのだろう・・・?
・やったことない業務なのに難しい!
・とにかく不安です・・・

そう思われるのも無理はありません、
この悩みを少しでも取り除くことができればと思います!

私もまだ試行錯誤している段階ですが現段階では使えるのかなと思います。
もしアップデートがあった際はごっそり変わっているかもしれません笑

この記事を読むことで・・・
業務を効率的に処理するヒントになる!
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すぐできることは即対応

これらがすぐにできることかなと思います。
・簡単な書類作成
・簡単なメールの作成
・簡単なルーティンワーク

優先度がそこまで高くなくても私は即対応しています。
理由は忘れてしまうからです!

他の優先度の高い仕事が舞い込んできた時にこれらを後回しにしたとします。
しかも複数舞い込んでくることがあるあるです・・・笑

大体忘れてしまい上司や先輩から「あれどうなった・・・?」と聞かれます。
慌てて作成することになります。そして大体ミスがあります笑

社内だとまだいいですがこれが担当している医療機関の方だったら最悪ですよね・・・

即対応することでメリットもあります。
送っている方も優先度の低いタスクと理解しているのであまり重要視をしていません。
それでも即対応ができると信頼してくれます。

皆さんもそこまで急ぎでないことを友人に頼んで即対応してくれるとどうでしょうか?
とても嬉しい気持ちになりませんか?
逆にすっかり忘れられてリマインドしてもレスポンスがないと・・・

小さな積み重ねで仕事がとてもしやすい環境になるなら実践しないはないですね!

読んだけどどんな仕事が即対応の基準かわからん!という方へ
以下に当てはまらない時は即対応可能としています。
・3分考えないといけない時
・調べて回答しないといけない時
・緊急の対応をしないといけない時(SAEなど)
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メールのテンプレートの作成や辞書登録しておく

メールから紹介してきます!

CRAが何度も送る同じ内容のメールの具体例としては・・・
・安全性のメール
・アポイントのメール
・各種申請系のメール

この辺りになるかと思います。
フォーマットが大体一緒なので必要な内容だけ変えられるように保存をしています。

一から文面考えるの面倒じゃないですか・・・?笑
しかもそこそこ時間がとられてしまいますしエネルギーも使います。

メリットは送信者だけでなく受信者にもメリットがあります

フォーマットが同じなので見るポイントがいつも同じという点です。
多少長文になっても読みやすくなりますよね!

もし大学のシラバスが授業によって記載内容がバラバラだったらイライラしませんか?
必要な情報がパッと目に入ってこないのは非常にストレスになります笑

もし初めてこのようなメールを送ることになりそうだったら、
同じプロジェクトの先輩に参考にしたいのでBCCに入れてもらえませんか?
と一言声をかけてみましょう!

はい、これで自分で作る必要もなくなりましたね笑

こんな感じで自分でがんばらなくても良さそうなことはとことん削減しましょう!
その代わり自分でないと解決できない医療機関の対応などに集中しましょう!

辞書登録は変換して一発で出ない漢字を登録します。
皆さんも経験があるかも知れないですが読み方わかっているのに一発で変換できない時ありませんか?
何度もスペースキーを押しても出ないので1文字づつ変換することもあったかと思います。

これも数秒ですが無駄になってしまいます。
辞書登録すれば一発で変換できるようになりストレスフリーになります、
登録するまでに少し時間がかかりますが即時対応のタスクに分類されるのですぐできますね!

抽象的な期限付きの仕事は遠慮なく人を巻き込む 笑

例えば・・・
・ICFの記載内容の表現
・ヒアリングの準備
・症例エントリーの提案

今思いつくのはこの辺りですね。

この巻き込みは結構重要です。
抽象的なので明確なゴールがありません、ゴールを目指していると時間ばっかりとられてしまいます。
よくあるのが他の業務が後ろ倒しになって残業が増えることや焦ってしまいミスが目立つことがあります。

そして一人で抱え込まないことをお勧めします。

私の場合、先輩もしくは上司に方向性の確認を行います。
最初のこの確認はしっかり行います、自分が持っていきたい着地点など時間をかけます。

ある程度固まったら全速力で取り組みます。
迷ったら相談します、ここでこの点とこの点で迷っていることを相談すると受けた方も答えやすいですね。
そして6割ぐらいできたら一度最初に相談した方に投げます。

この間に他の業務を実施します。休憩してもいいかも知れないですね!
少し外の空気を吸うことでリフレッシュになります、在宅の日はよくベランダに出てのんびりコーヒーを飲んでいます笑

これのサイクルで繰り返し相談者と自分が納得すればOKと割り切ります。
これで施設側からNGを出されたとしても仕方ないかで気持ちの整理がつきます笑

1人でやるより時間も短縮できますし精神的なストレスが非常に少なくなります。
ずっと一人で抱えていないので仕事の区切りも見えやすいのがポイントですね!

せっかく同じ会社にいるのであればいろんな意見を聞いて自分の知見に変えてしまいましょう!

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最後に

以上が私が業務を効率的にする3つのポイントでした!
あくまで私のやり方ですので皆さんそれぞれのやり方もあるかと思います!

CRAは事務処理作業が多いのでいかに効率的に仕事をするかがキーになります。
どうしても残業しなければいけない時もありますが、しなくてもよかった残業はしたくないですよね?残業代で稼ぐ考え方もあるかと思いますが私は反対です。

もし皆さんがいい方法を見つけたらぜひ教えてください笑
このような情報共有もある意味チームワークになりますね。

今日でGWが終わる方は明日からも頑張っていきましょう!
延長戦の方はしっかり英気を養ってくださいねー!

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